Hoe goed een mail ook geschreven is, als deze een boze of verongelijkte toon heeft, zul je toch je doel niet bereiken. Stoom afblazen mag nooit je doel zijn. Laat die boze mail daarom even een nachtje liggen!
In 7 stappen naar een goede reply
Ping. Daar valt een nieuwe mail in je inbox. Je klikt hem meteen open, want je bent er nu toch. Maar wat staat daar nou? Dat meen je toch niet? Zeggen ze dat echt? Wat?!
Iedereen krijgt wel eens een mail waarvan je oren klapperen en je gezicht in een frons vertrekt. Met een boodschap die bij je in het verkeerde keelgat schiet.
"Hadden ze dat niet eerst zelf even kunnen checken?" "Ze snappen toch wel dat dit niet reëel is?" "Ik heb toch al vaker gezegd dat ik hier niet de juiste persoon voor ben?"
De stoom komt bijna uit je oren terwijl deze gedachten in de hoofd rondgaan of (met veel kabaal) je mond uit vliegen. Je klikt op reply en daar ga je. Je zegt waar het op staat. Hiermee zijn ze bij jou aan het verkeerde adres. Met jou valt niet te sollen.
Ho. Stop. Wacht.
Het is heel goed om je frustraties van je af te schrijven, maar doe dit wel verantwoord.
Stap 1. Klik op reply en haal de geadresseerden weg
Zo voorkom je dat jouw relaas per ongeluk toch de wijde wereld in vliegt.
Stap 2. Schrijf op wat je dwarszit
Schrijf alles van je af, inclusief pinnige toon. Zet iemand even goed op zijn of haar plaats.
Stap 3. Laat je mail een nachtje liggen
Ja echt, de hele nacht. Laat de zen weer even terugkeren in je hoofd.
Stap 4. Distilleer de kern
Lees je relaas terug en vraag jezelf af: wat is eigenlijk de kern van mijn frustratie?
Stap 5. Bepaal je doel
Wat wil je met je antwoord bereiken? Wat zou jullie gezamenlijke doel moeten zijn?
Stap 6. Pas je mail aan
Haal alle emotie eruit. Hou het bij de feiten. Schrijf vanuit jezelf. (Dus niet: "Jullie begrijpen wel dat.." maar "Ik ga er vanuit dat..")
Stap 7. Verstuur je geredigeerde mail
Zo. Dat lucht op. Wel de voordelen van stoom afblazen, maar niet de nadelen.
Als het goed is, krijg je de volgende keer een vriendelijker mail terug. En anders: toch de telefoon maar pakken.
